Gestão de Dados: 10 questões básicas sobre seu uso

1 – Afinal, qual o termo correto: Gestão de Dados ou Gestão da Informação?

A Gestão de Dados é uma disciplina em ascensão no Brasil. Sua missão é zelar da melhor forma possível, através de seus profissionais, metodologias, processos e ferramentas os dados das empresas para que os mesmos tenham condições de serem transformados em sabedoria empresarial.

Quando falamos sobre “dados”, na verdade estamos nos referindo à matéria prima de uma cadeia (dado - informação – conhecimento – sabedoria). A evolução desta cadeia é fundamental para conseguir o que todas as empresas desejam: transformar dados em informações confiáveis e utilizá-las como fonte de conhecimento para tomar decisões com sabedoria. A Figura 1 a seguir mostra a evolução desta cadeia.

Figura 1. Cadeia de Evolução dos Dados

Sem uma gestão efetiva dos dados, a evolução desta cadeia não é atingida, portanto, para atingir os objetivos é fundamental a disciplina atuar nos estágios iniciais da cadeia. Por esta razão o nome da disciplina é Gestão de Dados e não Gestão das Informações ou Gestão do Conhecimento. Porém, valem ressaltar que, dependendo do nível da maturidade da empresa, as ações de gestão para a evolução da cadeia podem se estabelecer em outros níveis.

2 – A preocupação em gerir os dados das empresas é algo novo?

Na verdade não. Esta preocupação já existe há longa data. Este esforço já foi atribuído no passado à disciplina Administração de Dados (AD), porém na época, vários erros foram cometidos na adoção desta disciplina e a Administração de Dados ficou limitada às atividades ligadas à modelagem de dados. Vale ressaltar que essas atividades ainda são muito importantes, porém sozinhas não são suficientes para uma “Gestão” por completo dos dados das empresas.

Um fato curioso é que esse fenômeno ocorreu tanto aqui no Brasil quanto fora, em países considerados mais maduros. Se por exemplo, fizermos uma pesquisa no site da amazon.com sobre livros ligados ao assunto “Data Administration”. Vocês poderão reparar que irão aparecer algumas publicações sobre o assunto, porém todas são antigas e já foram descontinuadas. Se mudarmos o conteúdo da pesquisa para “Data Management” teremos um resultado mais atualizado.

Enfim, tanto aqui no Brasil quanto no exterior o nome Administração de Dados “micou”, porém os objetivos das disciplinas são praticamente os mesmos, porém agora são alcançados de forma mais completa.

3 – Quais as premissas da Gestão de Dados?

Com o ressurgimento da Gestão de Dados, os cuidados em não repetir os erros do passado se tornaram premissas fundamentais para o sucesso da disciplina, entre as quais podemos destacar:

• A responsabilidade pela gestão dos dados não é mais uma exclusividade das áreas de Tecnologia da Informação (TI). Agora esta gestão é compartilhada entre as áreas de TI e demais áreas de negócio nas empresas.
• O dado é considerado um ativo de valor precioso nas empresas, porém os dados não são o único ativo importante. Além dos dados, pessoas e recursos financeiros também são fundamentais para a eficiência das empresas.
• O dado é gerido em todo o seu ciclo de vida, principalmente quando ele está inserido nas operações de negócio e não mais apenas no ciclo de vida do desenvolvimento dos sistemas.
• Dados só geram valor para a empresa quando disponibilizados para utilização nas áreas de negócio. Enquanto suas estruturas são construídas, gera-se apenas custo de desenvolvimento.
• A Gestão de Dados deve acompanhar o mesmo ritmo de evolução dos negócios e da tecnologia.
• O escopo de atuação da gestão de dados é bem abrangente. Segundo a versão atual do guia DAMA-DMBOK® esta atuação envolve dez funções integradas.

4 - Quais as funções relacionadas à gestão de dados?

O guia DAMA-DMBOK® recomenda em seu framework um conjunto integrado de dez funções de gestão de dados, são elas:

• Governança de Dados – função responsável por representar o exercício de autoridade e controle das estratégias, políticas, papéis e atividades envolvidos com os ativos de dados das empresas.
• Gestão da Arquitetura de Dados – função responsável por definir as necessidades de dados e alinhar os mesmos com a estratégia de negócio da empresa.
• Gestão do Desenvolvimento dos Dados – função responsável pelas atividades de modelagem e implementação das estruturas dos dados dentro do ciclo de vida do desenvolvimento dos sistemas de informação.
• Gestão de Operações de Dados – função responsável por manter armazenados os dados ao longo do seu ciclo de vida.
• Gestão da Segurança dos Dados – função responsável por definir e manter as políticas de segurança da informação da empresa.
• Gestão de Dados Mestres e Dados de Referência – função responsável por definir e controlar atividades para garantir a consistência e disponibilização de visões únicas dos principais dados reutilizados na empresa.
• Gestão de Data Warehousing e Business Intelligence: função responsável por definir e controlar processos para prover dados de suporte à decisão, geralmente disponibilizados em aplicações analíticas.
• Gestão da Documentação e Conteúdo: função dedicada a planejar, implementar e controlar atividades para armazenar, proteger e acessar os dados não estruturados das empresas.
• Gestão de Metadados: Os metadados representam o significado dos dados. Estes significados correspondem tanto ao conteúdo técnico do dado, obtido através das informações sobre estrutura, formato, tamanho e restrições como a informações sobre definições e conceitos.
• Gestão da Qualidade dos Dados: função responsável por promover, medir, avaliar, melhorar e garantir a qualidade dos dados da empresa.

5 – Qual a diferença entre Gestão de Dados e Governança de Dados?

Esta pergunta é muito comum para as pessoas que começam a ter contato com a Gestão de Dados. Conforme dito anteriormente, segundo a versão atual do guia DAMA-DMBOK®, a Gestão de Dados é uma disciplina formada pelo conjunto de dez funções de gerenciamento de dados integradas. A integração dessas funções é feita pela função de Governança de Dados, por esta razão ela está localizada como elemento central do framework do DAMA-DMBOK®. A Figura 2 a seguir demonstra as dez funções do guia DAMA-DMBOK®.

Figura 2. Funções do DAMA-DMBOK

A função de governança de dados guia como todas as outras funções da gestão de dados são realizadas, estabelecendo o exercício de direitos de decisão para otimizar, proteger e influenciar os dados como um ativo da empresa. Envolve ainda a “orquestração” de pessoas, processos, estratégias, políticas e tecnologias ligadas aos dados da empresa.

Resumo da ópera: A função Governança de Dados define e acompanha o funcionamento das demais funções de Gestão de Dados. Sem ela não há Gestão de Dados. Por esta razão considero a Governança de Dados a principal função da Gestão de Dados.

6 - Quais os principais ganhos de uma gestão de dados eficiente? A Gestão de Dados gera vantagem competitiva para as empresas?

Apesar de a maioria dos benefícios serem diferentes em cada empresa, alguns poucos ainda são comuns à maioria. Entre eles posso destacar:

• Melhor alinhamento entre as áreas de tecnologia e de negócio.
• Conhecimento dos dados utilizados na empresa através da adoção de um vocabulário único sobre as definições dos dados que circulam na empresa.
• Entendimento das principais necessidades de dados e informações da empresa, fornecendo um importante subsídio para estabelecer o planejamento para absorção, criação e/ou transformação de novos dados e informações.
• Melhoria na qualidade e confiabilidade dos dados e informações através do uso de dados cada vez mais claros, precisos, íntegros, integrados, pertinentes e oportunos.
• Criação da cultura do uso de indicadores de processo e qualidade dos dados.
• Reutilização de dados considerados corporativos, contribuindo dessa forma para a melhoria da qualidade dos dados e também reduzindo os esforços, tempos e custos do desenvolvimento de novas aplicações.
• Redução dos riscos e falhas no desenvolvimento dos sistemas e aplicações.
• Eliminação ou redução drástica na quantidade de informações redundantes, contribuindo para reduzir os esforços em manter íntegras as informações que antes eram redundantes.
• Estabelecimento de mecanismos formais de segurança, acesso e disponibilização de dados e informações a quem realmente necessita.
• Aumento da produtividade das pessoas que utilizam os dados e as informações.

Enfim, todos os benefícios citados acima resultam em vantagens competitivas.

7 - Quais perfis profissionais são necessários para promover a Gestão de Dados nas empresas?

A Gestão de Dados trouxe a necessidade de novos perfis profissionais para atingir os seus objetivos. O Executivo de Gestão de Dados, também conhecido como CDO (Chief Data Officer), atua na esfera executiva das empresas, promovendo as iniciativas de gestão de dados e dando o suporte gerencial necessário as equipes que desenvolvem este trabalho de gestão.

O Gestor de Dados de Negócio, também conhecido como Data Steward, é um profissional que executa a gestão dos dados dentro das áreas de negócio da empresa, representando os interesses dos consumidores dos dados, e não mais somente os interesses da TI. Vale ressaltar que empresas de grande porte, com vários segmentos de negócio específicos, requerem gestores de dados especialistas em cada um dos seus segmentos de negócio.

O Gestor de Dados Estratégico é uma espécie de “Super Data Steward”. Este profissional é responsável por liderar as iniciativas de gestão e governança de dados corporativa na empresa e promover o alinhamento (consenso) entre a TI e todas as demais áreas de negócio.

O Gestor Técnico de Dados é um perfil resultante da evolução do antigo Administrador de Dados. Este profissional atua dentro da área de TI da empresa, porém sua atuação e conhecimento, atualmente, são muito mais amplos. O Gestor Técnico de Dados está envolvido nas diversas funções de dados e não mais apenas nas funções ligadas a modelagem de dados e gestão de modelos de dados.

8 - O que considerar na escolha de um funcionário? Qual a formação do profissional para o setor?

Na hora de selecionar, devemos levar em consideração três aspectos:

Habilidades comportamentais: De forma geral, o profissional de Gestão de Dados precisa ser capaz de se relacionar bem com pessoas de diferentes formações, estilos e mentalidades, especialmente na medida em que é sua função “fazer a ligação” entre as diversas áreas de negócio e as áreas de tecnologia. Precisa saber ouvir, ser capaz de compreender a comunicação não verbal, distinguir necessidades de desejos, negociar, assumir riscos e compromissos. Além disso, precisa ter pensamento sistêmico, de modo a prever as interações entre o que está sendo proposto e as demais necessidades da empresa. Atualmente, não há mais espaço no mercado para profissionais acostumados ao modelo de trabalho do passado, onde a comunicação era feita apenas entre o Administrador de Dados e as equipes de desenvolvimento de sistemas.

Habilidades em Gestão de Dados: – ligadas ao conhecimento das funções de gerenciamento de dados previstas no guia DAMA-DMBOK®. A certificação CDMP (Certified Data Management Professional) promovida pela DAMA International pode ser um bom comprovante para esta habilidade. Neste ano, a DAMA começou a aplicar os primeiros exames de certificação no Brasil e alguns profissionais já obtiveram esta credencial. A expectativa é que o número de profissionais certificados comece a crescer exponencialmente a parti de 2014.

Conhecimento do Negócio: Ao conhecer em profundidade as áreas de negócio em que atua, o profissional de Gestão de Dados é capaz de entender os objetivos estratégicos da empresa, identificar rapidamente as necessidades dos clientes, mesmo quanto elas não são claramente articuladas.

9 - O que é mais viável: fazer a gestão dos dados com recursos internos ou contratar empresas especializadas?

Atualmente, existem poucos profissionais de Gestão de Dados disponíveis e formados no mercado. De forma geral, as empresas estão formando seus profissionais para atuarem na operação dessas atividades. As empresas especializadas nas funções de Gestão de Dados têm apoiado essas iniciativas fornecendo serviços de consultoria para implantação da Gestão de Dados nas empresas.

As considerações para a escolha das empresas devem ser focadas na avaliação do histórico da empresa e seus profissionais no mercado, projetos já implantados, casos de sucesso (e insucesso), filosofia da empresa, saúde financeira, parceiros de negócio, e cumprimento de acordos de confidencialidade.

10 – A Gestão de Dados é mais uma moda ou veio realmente para ficar?

Pessoas mal informadas podem correr o risco de ver a Gestão de Dados como mais um modismo proposto, porém elas estão enganadas, pois no fundo a Gestão de Dados não propõe nada revolucionário e novo. Os objetivos da Gestão de Dados já existem há mais de duas décadas, porém somente agora, com uma disciplina estruturada, apoiada por um guia de referência, a conquista desses objetivos se tornou algo viável. A disciplina estabelece uma gestão com responsabilidades compartilhadas, como forma de quebrar paradigmas nas empresas que estavam acostumadas em destinar pouco tempo para planejar e sempre ter recursos suficientes para refazer ou consertar as aplicações que armazenam e consomem os seus dados. Os tempos mudaram. As empresas que perceberem esta realidade irão se destacar das demais.

Este artigo procurou esclarecer as principais dúvidas das pessoas que iniciaram o contato com a disciplina da Gestão de Dados. A seleção dessas questões foi baseada no convívio com os meus alunos, clientes e leitores do meu livro – Gestão e Governança de Dados.

Espero que tenham gostado da leitura. Muito obrigado e até o próximo artigo!