1. Introdução
O gerenciamento de projetos possui alguns conceitos bastante importantes para que possamos ter um bom entendimento da área. Saber as diferenças entre projetos e operações e como eles podem estar relacionados a programas e portfólios, o que são processos e como eles estão incluídos no gerenciamento de projetos, além de saber qual é o papel do gerente de projetos torna-se crucial para aqueles que querem começar a entender a área de gerenciamento de projetos.
No restante do artigo será apresentado a definição e exemplos dos principais conceitos iniciais da parte de gerenciamento de projetos.
2. Projeto e Operação Continuada
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço, ou resultado exclusivo. Um projeto tem data para terminar, diferente de operações continuadas. Além disso, um projeto é exclusivo, ou seja, alguma coisa que não foi feita antes. Por exemplo, prédios feitos por construtoras são diferentes um dos outros e exigem requisitos diferentes. Um projeto pode envolver de uma a várias pessoas. Apesar de parecer estranho um projeto envolver uma única pessoa, isso é possível como, por exemplo, um projeto de vida de uma pessoa para emagrecer. Este é um projeto pessoal que envolve apenas uma pessoa. Projetos mais complexos evidentemente podem envolver muito mais que apenas uma pessoa.
Um projeto normalmente começa quando pelo menos um dos cinco eventos ocorre: demandas de mercado (inovações para fazer frente aos concorrentes), necessidades dos clientes, avanço tecnológico (surgimento de novas tecnologias impulsionam seu avanço para não ficar para trás), requisitos legais (lançamento de novas leis), estratégia organizacional (lançamento de novos produtos no mercado). O projeto termina quando os objetivos foram atingidos ou quando fica claro que os objetivos não serão ou não poderão ser atingidos (por falta de recursos, por exemplo), ou ainda quando o projeto não for mais necessário (não existe mais demanda ou necessidade para este produto).
Operações continuadas são esforços contínuos que sempre geram o mesmo resultado e não possuem hora nem data para acabar. Por exemplo, a contabilidade de uma organização é algo continuo que sempre gera o mesmo resultado e se mantém até o término da empresa. Outro exemplo seria o gerenciamento de incidentes de uma empresa de TI e a fabricação de carros.
Para contrastarmos os dois conceitos fundamentais da área de gerenciamento de projetos, podemos pensar num projeto de um novo carro de uma empresa. O projeto para o novo carro seria um esforço temporário para gerar um modelo do carro, um protótipo para testar com clientes potenciais. Após isso pronto, o carro poderia ser entregue a operação para que ele possa ser fabricado. Outro exemplo seria a criação de um novo site, no entanto, a sua atualização ou manutenção seria uma operação.
No entanto, projetos e operações possuem coisas em comum, como: ambos são realizados por pessoas, limitados por restrições incluindo de recursos, são planejados, executados, monitorados e controlados e por fim eles são realizados para atingir objetivos organizacionais.
3. Programa e Portfólio
Programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para capitalização de benefícios maiores do que seriam obtidos se os projetos fossem gerenciados individualmente. Por exemplo, um veiculo lançador de satélite precisa de diversos projetos relacionados para que este veiculo vá para o espaço. Esse veículo precisaria de um projeto mecânico, um projeto de mobilidade, um projeto de engenharia mecânica, etc, que precisa ser gerenciado de modo relacionado para que o projeto como um todo dê certo.
Uma empresa pode ter projetos isolados sem pertencer a um programa, porém um programa precisa possuir projetos para existir. Para participar de um programa, um projeto precisa ter uma relação forte entre cada um. Por exemplo, um programa que é divido por clientes não é um programa, apenas isso não caracteriza um programa. Todo projeto precisa estar inter-relacionado.
Um Portfólio pode ter programas, projeto isolados, operações, etc. Um Portfólio é tudo que a empresa faz. No entanto, isso não impede que a empresa tenha diferentes portfólios como, por exemplo, uma empresa do setor de energia que tem um portfolio com tudo que diz respeito à energia eólica, outro portfolio com tudo relacionado à energia derivada do petróleo, etc. Uma empresa também poderia ter um portfolio maior com portfolios menores.
Figura 1: Divisão de uma empresa em Portfólios, Projetos e Programas
A figura acima ilustra uma possível divisão de uma empresa através de Portfólios, Programa e Projetos. Uma situação interessante de observar na figura é que no topo da hierarquia temos um Portfólio que é dividido em Programa e um Projeto isolado. Ressalta-se que isso pode ocorrer, ou seja, a empresa possui um Programa com projetos relacionados e um Projeto isolado que está sendo conduzido.
4. Processos e o Gerenciamento de Projetos
O processo aparece tanto em operações continuadas quanto em projetos. Processo é algo que tem entradas, saídas e atividades intermediarias para transformar entradas em saídas. Às atividades do processo são aplicadas ferramentas e técnicas para produzir as saídas desejadas.
Ressalta-se que os processos das operações são diferentes dos processos dos projetos. Os processos realizados nas operações são processos técnicos e os processos de gerenciamento de projetos são processos gerenciais. O guia PMBoK trás esses processos gerenciais que ao todo são 42 com as suas respectivas entradas para cada processo, ferramentas e técnicas e por fim às saídas de cada um dos processos.
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, e técnicas às atividades do projeto a fim de atingir os seus requisitos. Ou seja, gerencia-se um projeto com o intuito de transformar desejos e expectativas do cliente em requisitos, além de balancear restrições conflitantes de escopo, cronograma, orçamento, qualidade, recursos, etc.
O gerenciamento de projetos pode ter suporte de um PMO (Project Management Office) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos que tem como objetivo o apoio ao gerenciamento de projetos com fornecimento de templates e auxilio a comunicação entre projetos, além de treinamentos e outros suportes que forem necessários.
5. Gerente de Projetos
O Gerente de Projetos (GP) é a pessoa designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto. O Gerente de Projetos é a pessoa que conhece ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, conhece o setor de aplicação (indústria automobilística é diferente da indústria farmacêutica), conhece o ambiente do projeto (indústria automobilística do Brasil é diferente da indústria automobilística do Japão), possui conhecimento de gerenciamento geral (contabilidade, marketing, etc) e possui habilidades interpessoais.
É importante ressaltarmos que o PMO é apenas uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos, diferente de um gerente de projetos que é quem realmente realiza o gerenciamento de um projeto.
6. Conclusão
Neste artigo vimos que o objetivo das operações é manter a organização funcionando e o objetivo de um projeto é atingir seus objetivos e terminar. Programas são grupos de projetos relacionados e Portfolios é tudo aquilo que a empresa faz podendo ser dividido hierarquicamente. Processos possuem entras e saídas com atividades intermediarias. Objetivos do PMO são diferentes do Gerente de projetos onde o PMO dá suporte ao gerente de projetos que é quem efetivamente gerencia um projeto. Nos próximos artigos teremos a continuação de mais alguns conceitos fundamentais do gerenciamento de projetos.
Bibliografia
- Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBoK), 4º edição. Pensylvania, PMI, 2008.
- PMP Use a Cabeça!
- HELDMAN, Kim. Gerência de projetos, Guia para o exame official do PMI. 5º edição, PMI. Campus, 2009.
