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Planejamento

Plano de Projeto

Um ‘Mapa’ Essencial à Gestão de Projetos de Software

  

Imagine você desejar sair da cidade onde você reside e ir até Maringá (localizada na região noroeste do estado do Paraná), supondo obviamente você não residir lá. Sem um mapa, um plano ou qualquer outra fonte de informação para saber por quais cidades, menor percurso, melhores estradas, dentre outras informações, você não terá certeza de alcançar o seu objetivo (i.e. chegar em Maringá).

Agora, trazendo esta meta para o contexto de um projeto de software, você necessitará de um mapa de quais atividades devem ser realizadas, sem o qual você ficará perdido. Aqui, também, um plano torna-se essencial para compreender riscos, compromissos e decisões de projeto.

Precisamos de um ‘mapa’ ou ‘guia’ que ofereça uma base sistemática de como conduzir o projeto e quaisquer modificações necessárias além de servir como eficiente mecanismo para comunicação entre os principais interessados no projeto (isto é stakeholders) que inclui cliente, usuário final, gerente projeto, dentre outros. Esse ‘mapa’ existe e é conhecido como plano de projeto. Trata-se de um dos documentos produzidos durante a realização de projeto. O plano de projeto é essencial e determinante no sucesso para uma boa condução de qualquer projeto.

A gestão de projetos define quem, o que, quando e o porquê dos projetos. Ela faz uso de processos e ferramentas de gestão os quais servem para ajudar o gerente de projetos e equipe a organizar, documentar, rastrear e relatar as atividades e progresso de um projeto. Dentro desse contexto, o plano de projeto compreende:

§       Escopo de projeto bem definido;

§       Um roadmap dos artefatos a serem entregues;

§       Documentação de papéis e responsabilidades dos participantes;

§       Uma linguagem ‘comum’ para comunicação das atividades do projeto, bem como a rastreabilidade e relatórios dessas atividades;

§       Mecanismos de resolução de conflitos e mitigação ou atenuação de riscos.

 

Você pode está se questionando porque tudo isso é necessário. E a resposta para tal indagação vem da necessidade de gerenciar adequadamente os recursos (geralmente, restritos) existentes, além dos custos, tempo e qualidade, a fim de atingir os objetivos do projeto. De um modo geral, podemos entender o modelo de desenvolvimento de um projeto como ilustrado na Figura 1.

 

 

Figura 1. Perspectivas da gestão de projetos.

 

Perceba a necessidade de uma abordagem sistemática e consistente para conduzir o projeto. Isto é conseguido com a elaboração de um plano de projeto e seu uso ao longo de todo o projeto. O plano de projeto é essencial para o sucesso de um projeto e o gerente de projeto não se separa dele até o encerramento do mesmo.

Plano de Projeto

O plano de projeto é um dos documentos produzidos na condução de um projeto. Ele funciona como:

§       Um ‘integrador’ entre diversas ações do projeto;

§       Mecanismo de comunicação para os stakeholders (isto é, as partes interessadas do projeto);

§       Captura e documenta a evolução do projeto à medida que ele vai sendo executado e novas informações vão sendo disponibilizadas.

 

A gerência da execução do plano de projeto tem o objetivo de realizar o trabalho definido na descrição do escopo do projeto. Durante a execução do plano de projeto, o gerente de projeto se apóia nesse documento para tomar ações corretivas visando alcançar o conjunto de metas planejadas em concordância com o que foi definido no plano. Nesse sentido, o plano de projeto deve conter:

§       Como os processos de gerência serão utilizados;

§       Como as mudanças serão monitoradas e controladas;

§       Milestones com datas de pontos estratégicos para avaliação do projeto;

§       Baselines para cronograma, custo e qualidade;

§       Calendário para recursos utilizados;

§       Mecanismos de comunicação para os stakeholders;

§       Definição de revisões para resolução de pontos em aberto e/ou pendentes;

§       Planos de outras áreas de conhecimento (como, comunicação e qualidade).

 

É importante perceber a importância do plano de projeto como determinante para o sucesso de um projeto. Ele identifica quais artefatos deverão ser entregues e quando e, igualmente importante, informa os recursos necessários para realizar as entregas (de artefatos) indicando as dependências existentes para essas entregas. A seção seguinte apresenta um exemplo de um plano de projeto ilustrando e complementando os pontos destacados.

Exemplificando o Plano de Projeto

O plano de projeto contém um conjunto de informações que permite o gerente de projeto não apenas executar o projeto, mas também monitorar seu progresso e verificar se o executado está em conformidade com o planejado. A Tabela 1 apresenta uma relação dos itens considerados imprescindíveis em um plano de projeto. A relação de itens destacados na Tabela 1 não pressupõe a intenção de ser completo, mas de apontar os itens considerados como obrigatórios num plano de projeto de empresa.

 

Itens de um Plano de Projeto

Conteúdo

1. Introdução

Contém uma descrição dos objetivos do documento, o público ao qual ele se destina e em linhas gerais o propósito do projeto a ser desenvolvido. Pode adicionalmente conter termos e abreviações usadas, além de informar como o plano deve evoluir.

2. Escopo do projeto

Esta seção descreve em linhas gerais o projeto a ser desenvolvido, comunicando o propósito do mesmo, e a importância do projeto para todas as partes envolvidas. O escopo do projeto que será executado é apresentado com uma descrição dos requisitos técnicos (isto é, os requisitos do produto a ser desenvolvido) que podem ser funcionais, não funcionais (desempenho, usabilidade, portabilidade, confiabilidade, etc.) e tecnológicos (tecnologia a ser utilizada). Também, apresentam-se requisitos não técnicos (como, por exemplo, treinamento) e o escopo não contemplado (que descreve quais funcionalidades não fazem parte do escopo do projeto).

3. Organização do projeto

Apresenta-se uma descrição da estrutura organizacional do projeto, incluindo organograma e a definição de papéis e responsabilidades.

4. Equipe e infra-estrutura

Contém descrição da equipe e da infra-estrutura utilizada para o desenvolvimento do projeto, incluindo: pessoal, equipamentos, ferramentas, software de apoio, materiais, dentre outros. Isto visa garantir uma estrutura adequada para a execução das atividades previstas no plano. Nesta seção também é apresentada o planejamento da alocação de pessoal no projeto.

 

5. Acompanhamento do projeto

Esta seção do plano de projeto relaciona os momentos para realização das atividades de verificação do projeto, as quais poderão ser feitas pela equipe técnica das instituições envolvidas (desenvolvedora e cliente), e também a forma como estas atividades serão realizadas. Estas atividades incluem a realização de reuniões e geração de relatórios descrevendo informações sobre o progresso do projeto.

 

6. Marcos do projeto

Contém uma descrição de marcos (milestones) importantes do projeto (incluindo as datas de início e fim do projeto), bem como os artefatos que serão entregues pela empresa desenvolvedora nestes marcos, quando aplicável. Apenas marcos relevantes devem ser listados, ou seja, aqueles que contribuirão para a medição do desempenho do projeto. Por exemplo: reuniões de revisão, apresentação de protótipos ou realização de testes de aceitação. Note que é possível inserir uma visão do cronograma do projeto neste item, destacando apenas os marcos importantes e suas datas alvo.

7. Gerência de riscos

Os riscos identificados para o projeto estão detalhados e monitorados nos relatórios de progresso. Exemplos de riscos compreendem: risco de pessoal, risco tecnológico e de escopo, dentre outros. Um caso de risco de escopo é a falta de clareza na definição do escopo de projeto, que pode resultar em inúmeras solicitações de mudança de escopo.

8. Qualidade do produto (ou sistema)

Informa-se a metodologia de desenvolvimento adotada no projeto. Caso, por exemplo, alguma ferramenta específica de desenvolvimento venha a ser utilizada no projeto, isso deve ser descrito neste item. Adicionalmente, informam-se como os artefatos serão gerados por este projeto, os padrões adotados, formatos dos arquivos e templates a serem empregados. Também, neste item, costuma-se informar os critérios de aceitação do projeto.

9. Testes do produto (ou sistema)

Este item apresenta uma descrição do projeto de testes do projeto, incluindo detalhamento da estratégia de implementação dos testes, com estágios e tipos de testes a serem realizados para garantir a conformidade do produto com as especificações de requisitos funcionais, não funcionais e requisitos de aceitação do projeto.

10. Referências

Apresenta-se uma relação dos documentos pertinentes ao projeto.

Tabela 1 – Relação de itens de um plano de projeto.

 

 

O conteúdo exato das seções que compõem um plano de projeto, geralmente, difere de empresa para empresa. Entretanto, os itens apontados na Tabela 1 normalmente compõem as seções do documento de plano de projeto. As subseções, destacadas nos Quadros 1 a 12, ilustram o conteúdo que compõe um plano de projeto.

1. Introdução

 

Este documento apresenta o planejamento do projeto do sistema Exemplo o qual será utilizado como base às atividades de acompanhamento, revisão, verificação e validação do projeto desde seu início até sua conclusão, a fim de garantir a análise comparativa do desempenho real versus planejado. Desta forma, ações corretivas e preventivas poderão ser tomadas, sempre que resultados ou desempenhos reais desviarem significativamente do planejado. Sua elaboração é derivada das informações contidas no Plano de Trabalho e convênio assinado com o cliente.

 

1.1 Termos e acrônimos

Esta seção explica o conceito de um subconjunto de termos importantes que serão mencionados no decorrer deste documento. Estes termos são descritos na Tabela 2, estando apresentados por ordem alfabética.

Termo

Descrição

Artefato

Tudo que é produzido e documentado em qualquer atividade de qualquer fluxo do projeto. Por exemplo: documento de requisitos, diagrama de casos de usos e glossário.

Milestone

Ponto de checagem; marco que indica a conclusão de uma fase ou etapa.

NA

Não Aplicável

Patrocinador

Representante da empresa cliente ou contratada responsável pelo sucesso do projeto em instância superior, garantindo o cumprimento de responsabilidades estabelecidas.

Revisão

Apresentação de produtos de software para os interessados visando comentário e aprovação dos mesmos.

SQA

Software Quality Assurance, profissional ou grupo responsável por garantir a qualidade do produto de software e processo de desenvolvimento.

Tabela 2 – Termos e acrônimos do projeto.

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