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Aplicação prática do PMBOK em Gerenciamento de projetos – Parte 2
Na última edição tivemos uma abordagem prática dos processos do grupo de iniciação e planejamento, dando bastante foco à parte de riscos do projeto. Neste artigo daremos sequência ao nosso cenário ilustrando a aplicação prática dos conceitos dos grupos de processo de planejamento e execução, conhecendo e criando exemplos dos artefatos envolvidos nestas fases para o cenário da empresa Software Production.

Em que situação o tema é útil
Este artigo é útil a todos que têm o interesse em gerenciar melhor seus projetos através de um acompanhamento do mesmo, pois através desse artigo o leitor conhecerá alguns dos principais artefatos apresentados pelo PMBOK, através da simulação de um cenário real onde faremos todo o acompanhamento do projeto desde a fase de iniciação até a fase de encerramento.

A comunicação é uma das áreas de conhecimento de maior importância no gerenciamento de projetos, por representar as ideias, a ligação entre as pessoas e a troca de informações no projeto.

Boa parte dos erros, que ocorrem ao longo de um projeto, poderiam ser evitados através de uma melhor comunicação entre as pessoas envolvidas, além disso, normalmente o nível de eficiência da comunicação pode ser um fator determinante para o sucesso ou fracasso de um projeto.

Gerenciar a comunicação inclui todos os processos necessários para garantir que as informações do projeto sejam geradas e transmitidas para as partes interessadas.

Um conceito chave para a comunicação no projeto é o de stakeholders, que são as pessoas envolvidas no projeto tendo interesse direto ou indireto no mesmo, como, Gerente do projeto, clientes, desenvolvedores e patrocinadores. Estas pessoas são afetadas de alguma forma pelo resultado do projeto e podem colaborar de maneira positiva ou negativa ao desenvolvimento e a entrega do mesmo.

Um ponto fundamental para a gerência da comunicação do projeto é á análise dos stakeholders, que consiste em coletar e avaliar as informações sobre os interesses e objetivos de cada parte interessada no projeto, para mapear os riscos e necessidades de comunicação. O processo de análise de stakeholders envolve os seguintes passos:

1. Verificar as pessoas que podem afetar o projeto – Neste passo devem ser identificados quais são os stakeholders e qual o perfil dos mesmos;

2. Identificar os pontos de comunicação – Neste caso devem ser identificadas as interfaces de comunicação entre os stakeholders;

3. Identificar influências positivas ou negativas – Neste passo devem ser identificados os stakeholders que podem exercer influencia positiva ou negativa no projeto, para que se possa traçar uma estratégia para a comunicação com os mesmos;

4. Quantificar os graus de poder/influência e interesse – Neste passo deve ser identificado o grau de por/influência/interesse de cada stakeholder no projeto.

Identificadas as influências positivas e negativas, o grau de poder/influência (baixo e alto) e o grau de interesse (baixo e alto), essas informações devem ser registradas em uma tabela. Na primeira parte desse artigo foi criada essa tabela passo a passo, denominada matriz das partes interessadas. Agora vamos dar continuidade informando influencias positivas e negativas na matriz. A Matriz para o projeto da empresa Software Production, é apresentada na Tabela 1.

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Tabela 1. Matriz das partes interessadas

Uma vez identificados os stakeholders e suas respectivas e influencias, precisamos definir as necessidades de comunicação de cada um. Uma ferramenta bastante utilizada para definir e gerenciar os fluxos de informações no projeto é a matriz de comunicação.

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