Project Management Office - Artigo Engenharia de Software 18

Gestão de Projetos

Project Management Office

Conceito e evolução desta entidade tão atual

Apesar da disciplina de Gerência de Projetos ser um tema atual e que mobiliza cada vez mais esforços para seu desenvolvimento, a humanidade realiza projetos desde seus primórdios. Frame [Frame 1995] relata que caçadas organizadas pelos nossos ancestrais pré-históricos foram projetos, bem como a construção das Pirâmides Egípcias, da Grande Muralha da China e mais recentemente o Projeto Manhattan, que construiu a primeira bomba atômica, ou o Projeto Apollo, que permitiu ao homem pisar em solo lunar. Ainda podemos considerar um Programa as conquistas de Alexandre “O Grande”, onde cada cidade a ser conquistada era um projeto que contribuía para um único objetivo estratégico, expandir as fronteiras de Alexandria.

Ainda de acordo com Frame [Frame 1995], todos executamos projetos em nosso dia-a-dia, a maioria deles de maneira inconsciente e isso vem sendo feito rotineiramente há cerca de dez mil anos. Frame [Frame 1995] e Codas [Codas 1987] relatam também a história recente do Gerenciamento de Projetos, quando este passa a ser visto como uma disciplina, durante a Segunda Grande Guerra, e inclusive da primeira concepção de Project Management Office (PMO), fundado pela Marinha Estadunidense dirigido, primeiramente, para implantação de plantas industriais e posteriormente a projetos militares ligados à corrida espacial.

Hoje o gerenciamento de projetos é uma das disciplinas que mais crescem em todas as áreas da indústria mundial, segundo Rad & Raghavan [Rad & Raghavan 2000], e seu objetivo principal é manter uma relação lógica e eficiente entre o escopo, tempo, custo e qualidade do produto do projeto, ou seja seus objetivos. Apesar disso, os autores enfatizam um índice muito alto de falhas em projetos.

Na visão de Crawford [Crawford 2000] os motivos para os altos índices de falhas e aparente ineficácia de muitos projetos convergem para um ponto principal, a falta de processos adequados e padronizados de gerenciamento. Segundo o autor, a falta de procedimentos, metodologia e padrões é o fator principal para o fracasso de projetos, contribuindo para isso um baixo nível de treinamento específico dos gerentes de projetos.

Dai & Wells [Dai & Wells 2004] demonstram em seu estudo a correlação de algumas práticas de gerenciamento de projetos com resultados reais, complementando a visão de Crawford [Crawford 2000] que a gestão adequada do conhecimento gerado pelos projetos é também um importante fator de sucesso. A organização tem que conhecer bem seus projetos para garantir-lhes o acesso privilegiado a recursos de forma a produzir os melhores resultados possíveis.

No complexo contexto da atual indústria fica claro que produzir de forma mais eficiente, com maior capacidade em coordenar esforços e melhor controle sobre as atividades organizacionais, é um fator determinante para o sucesso do empreendimento.  Permitindo, inclusive, respostas mais rápidas aos estímulos externos de mercado. Esse é o foco da disciplina de Gerência de Projetos e de seu desenvolvimento: eficiência produtiva com planejamento, coordenação, controle e gestão de mudanças.

Nesse cenário, o PMO surge como uma estrutura organizacional responsável por apoiar o gerenciamento de projetos nas organizações fornecendo a infra-estrutura necessária para um gerenciamento corporativo de projetos.

No decorrer desse artigo, mostraremos a evolução do PMO, os tipos já propostos e os aceitos na atualidade com suas principais características.

O Project Management Office

Ao longo dos anos diversas definições do que vem a ser um PMO foram propostas. Encontramos os mais variados entendimentos como, por exemplo, em Block [Block 1997] que afirma “PMO pode ser qualquer coisa que a organização queira que ele seja”. Restringindo um pouco a amplitude da definição, Barcaui [Barcaui 2001] coloca que o principal ponto é que o PMO é constituído para servir as necessidades de gerenciamento de empreendimentos, o que é reafirmado por Duggall [Duggall 2001] onde define PMO como uma estrutura formalizada que direcionada ao suporte da comunidade de gerência de projetos da organização. Crawford [Crawford 2000] o coloca como um provedor de serviços e processos completos para gerenciamento de projetos, e Kate [Kate 2001] o vê como uma unidade de negócio focada na eficiência do gerenciamento de projetos.

Independente das diferenças e amplitude de responsabilidades que cada autor defende que o PMO deva ter, de forma geral, a academia e as empresas enxergam no PMO uma entidade que tem como principal objetivo alavancar a qualidade da gerência de projetos dentro das organizações. Nesse contexto, a definição do PMBoK [PMBoK 2009] (ler Nota 1) parece ser consoante com o entendimento atual do que vem a ser um Escritório de Gerência de Projetos:

Um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde o fornecimento de funções de suporte ao gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um projeto.

Nota 1. PMBoK

O Project Management Body of Knowledge (PMBoK) é um padrão aprovado pela ANSI, e reconhecido pelo IEEE através do padrão 1490-1998. Ele descreve um conjunto de práticas consolidadas sobre gerenciamento de projetos que podem ser aplicadas em qualquer tipo de projetos (incluindo processos de desenvolvimento de software).

O PMBoK define projeto como “um empreendimento temporário cujo objetivo é criar um produto, serviço ou resultado distinto e único”.

Um projeto é temporário, pois apresenta datas de início e término definidas. O término do projeto pode ser determinado por vários motivos, por exemplo: cumprimento dos objetivos determinados, abandono do mesmo. Cada projeto produz um produto único, mesmo havendo semelhanças entre diversos projetos, cada projeto possui metas, diretrizes, e envolvidos distintos. Além disso, um projeto tem como característica a elaboração progressiva. Na elaboração progressiva, a especificação do projeto vai sendo refinada ao longo do ciclo de vida do mesmo. " [...] continue lendo...