PMBOK: Como estimar a atividade de um projeto

Estimar as durações da atividade é o processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades específicas com os recursos estimados. Para isso devem ser utilizadas as informações sobre as atividades do escopo do projeto, tipos de recursos necessários, quantidades estimadas de recursos e calendários de recursos.

As entradas sempre se originam da pessoa ou do grupo que está envolvido com o projeto, pelo motivo de já estar mais familiarizado com a natureza do trabalho na determinada atividade. Esta parte do processo define a quantidade de esforço que será necessário e a quantidade de recursos a serem aplicadas para que possa ser completada a atividade, esses recursos são usados para aproximar o número de períodos de trabalho necessários para o término da atividade.

Levando em conta que a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos manipula estas situações através de um calendário, onde esses calendários geralmente são identificados pelos recursos específicos, onde as atividades serão executadas de acordo como calendário do projeto.

Figura 1: Fora do tempo

As estimativas de duração da atividade são:

Entrada

• Lista das Atividades: Esta etapa inclui todas as atividades que são necessárias para o projeto, sendo elas, o identificador, que é uma descrição do escopo do trabalho de cada atividade, com um detalhamento suficiente para que possa assegurar aos membros da equipe que entendam qual trabalho precisa ser executado no momento.
• Atributos da Atividade: Esses atributos tem a micção de ampliar a descrição de cada atividade através da identificação dos múltiplos componentes que estão associados a cada atividade especifica. Onde os estágios completos podem incluir:
  • Códigos das atividades e suas descrições;
  • Atividades predecessoras, sucessoras, relações lógicas;
  • Requisitos de recursos;
  • Data impostas;
  • Restrições e premissas;
  • Pessoa responsável pela execução do trabalho;
• Requisitos dos recursos da atividade: esta etapa identifica cada tipo e as quantidades de recursos que será necessária para cada atividade. Estes requisitos podem ser agregados para determinar os recursos de cada trabalho realizado, onde a quantidade de detalhes e o nível de especificação das descrições de cada requisito podem variar conforme a área em que está sendo aplicação. Já a documentação dos requisitos para cada atividade pode incluir as premissas que foram feitas na determinação de qual tipo de recurso serão aplicados, suas disponibilidades e a quantidade que serão usadas.
• Calendário dos recursos: aqui ficam as informações sobre quais recursos, como pessoas, equipamentos e materiais, estão disponíveis durante o período das atividades que foi planejado, também inclui a disponibilidade, capacidades e habilidades dos recursos humanos.
• Declaração do escopo do projeto: tem a função de detalhar as entregas do projeto e o trabalho, também fornece um entendimento do escopo e do projeto, onde acaba auxiliando no gerenciamento das partes interessadas, também possibilita a equipe desempenhar um planejamento mais detalhado, onde fornece uma base e avalia as solicitações de mudança ou de trabalho que serão adicionadas no escopo. Essa declaração do escopo de incluir os seguintes passos:
  • Descrição do escopo do produto;
  • Critérios de aceitação do produto;
  • Entregas do projeto;
  • Escopo não contemplado/exclusões do projeto;
  • Premissas do projeto;
• Fatores ambientais da empresa: eles podem influenciar o processo, estimando as durações de todas as atividades, sendo que não estão limitados a:
  • Banco de dados ou outros dados de referência;
  • Métricas de produtividade;
  • Informações comerciais publicadas;
• Ativos de processos organizacionais: inclui um ou todos os ativos relacionados a processos, de todas as organizações que estão envolvidas, para que possam ser usados para influenciar no sucesso do projeto, também incluem as bases de conhecimento das organizações, como lições aprendidas e informações históricas. Geralmente a responsabilidade de atualizar ou adicionar novas informações aos processos organizacionais cabe a cada membro da equipe.

Ferramentas e técnicas

• Opinião especializada: são aplicadas a todos os detalhes técnicos e de gestão durante este processo, esta experiência é fornecida pelo gerente do projeto e a equipe de gerenciamento de projetos usando o conhecimento ou treinamento especializado, pode fornecer informações sobre estimativas de duração para cada atividade a partir de projetos similares.
• Estimativa análoga: utiliza parâmetros tais como duração, orçamento, tamanho, peso e complexidade de um projeto anterior similar como base para a estimativa dos mesmos parâmetros ou medidas para um projeto futuro.
• É uma abordagem para estimar o valor bruto, algumas vezes ajustado para diferenças conhecidas da complexidade do projeto, onde é frequentemente usada quando há certa quantidade de informações sobre o projeto. Geralmente, é menos dispendiosa e consome menos tempo que outras técnicas, mas normalmente também é menos precisa.
• Estimativa Paramétrica: é uma relação estatística entre os dados históricos e outras variáveis para calcular uma estimativa de parâmetros, como custo, orçamento e duração. Sendo determinadas através da multiplicação da quantidade de trabalho a ser executado pelas horas de mão-de-obra por cada unidade de trabalho, esta técnica pode produzir altos níveis de precisão, claro que dependendo da sofisticação e dos dados básicos que foram colocados no modelo.
• Estimativas de três pontos: pode ser aperfeiçoada considerando-se as incertezas das estimativas e riscos. Este conceito se originou com a Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT).
• O PERT usa três estimativas para definir uma faixa aproximada para a duração de uma atividade:
  • mais provável (tm);
  • otimista (to);
  • pessimista (tp);
• Análise de Reservas: pode haver estimativas de duração e incluir reservas contingentes no cronograma do projeto, sendo que pode ser uma porcentagem da duração da atividade, um número de períodos de trabalho, ou pode ser feita através de métodos de análise quantitativa. Quando as informações sobre o projeto se tornam disponíveis, as reservas podem ser reduzidas ou eliminadas, as devem ser claramente documentada no cronograma.

Saídas

• Estimativas da duração das atividades: são avaliações quantitativas do número provável de períodos de trabalho que serão necessários para terminar uma atividade do cronograma, as estimativas de duração da atividade incluem alguma indicação da faixa de resultados possíveis.
• Atualizações dos documentos do projeto: os documentos do projeto podem ser atualizados, mas não estão sempre limitados a atributos de atividades e as premissas que são feitas no desenvolvimento da estimativa da duração de cada atividade, como níveis de habilidade e a disponibilidade de cada um.

Então finalizamos aqui este breve artigo. Quaisquer dúvidas, sugestões ou críticas podem ser registradas na seção de comentários, abaixo.

Um grande abraço!