Introdução ao PM Canvas – Uma Nova Forma de Gerenciar

O PMBOK é um conjunto de práticas que tem como principal foco a área de gerenciamento de projetos, através de uma metodologia tradicional baseada em documentação, composta por processos que vem sendo utilizando há muito tempo. Entretanto, este modelo algumas vezes não se encaixa em projetos que necessitam de pouca burocracia para ser realizado. Baseado nisso José Finocchio Junior deu origem ao PM CANVAS (Project Model Canvas) e este artigo apresenta as principais características deste modelo e seus principais aspectos.

O PM CANVAS

Com o objetivo de reformular o modelo de planejamento de projetos. De acordo com seu criador, “o modelo padrão de plano de projetos não está, nem nunca esteve adaptado ao trabalho na maioria das organizações”. O PM CANVAS prega a simplicidade e agilidade para o gerenciamento de projetos, e pretende se adaptar melhor a realidade das empresas e ao funcionamento da mente humana (FIINOCCHIO, 2013).

O PM CANVAS teve influência do Business Model, que foi publicado pela primeira vez em 2009 por Alex Osterwalder e Yves Pigneur. Este é um guia para empreendedores que buscam trabalhar com um novo modelo de negócios, algo mais inovador e com maior valor para empresas, clientes e para sociedade, pois tem o objetivo de auxiliar na criação estratégica de um novo negócio.

Finocchio enfatiza o uso da neurociência no gerenciamento de projeto, acreditando ser essencial entender como funciona o cérebro para que o compartilhamento de informações e a comunicação se tornem algo mais proveitoso e realizado de melhor forma.

Baseado nisso, são propostas algumas ações para o planejamento de projetos:

• Um preparo, onde a equipe irá estimular um ambiente acolhedor, realizando apresentações entre si para que todos da equipe se conheçam;
• Possuir foco nas reuniões para torná-las mais curtas afim de não atingir os limites da mente;
• Realizar a integração de itens em dois a dois, para que o esforço do processo seja reduzido;
• A visualização irá explorar o pensamento visual, realizar o relacionamento de todos os conceitos do plano;
• Deve-se responder as questões relacionadas ao projeto em ordem, para que seja evitada uma carga maior de trabalho ou retrabalho;
• Os stakelholdes (aqueles que tem interesse no projeto) devem participar do plano ativamente, colocando sempre seus pontos de vista;
• Os conceitos do planejamento devem ser agrupados para que a quantidade de itens processados de uma única só vez diminua;
• Manter a atenção dos stakelholdes no problema.

O PM CANVAS procura aplicar um plano de projeto de maneira mais amigável e rápida. Para a confecção de um projeto utilizando o PM CANVAS é preciso ter apenas post-its e uma folha no formato A1. O s post-its nos dão uma limitação para escrevermos, com isso, os stakeholdes informam apenas o essencial, assim economizam tempo e algumas informações que talvez não fossem tão relevantes para o andamento do projeto e que poderiam atrapalhar o planejamento. A folha A1 será dividida em blocos e usada como um plano de fundo, conforme mostra a Figura 1. Ela será preenchida de acordo com que os conceitos do projeto forem definidos e relacionados. O PM CANVAS representa somente o que for essencial para o projeto, podendo ser utilizado como documento único do mesmo ou como ferramenta que servirá para auxiliar sua lógica.

Figura 1. Estrutura do PM CANVAS. Fonte: (FIINOCCHIO, 2013)

São necessárias quatro etapas para a construção do canvas: conceber, integrar, resolver e comunicar. Veremos mais sobre elas a seguir.

Conceber

Cada área do canvas é dividida em blocos que devem responder aos seguintes questionamentos: Por quê? O quê? Quem? Como? Quando e Quanto? Essas perguntas têm como objetivo auxiliar o entendimento do seu projeto, e na Figura 2 temos o quadro de divisões dessas perguntas fundamentais.

Figura 2. Perguntas Fundamentais

Por quê? é a pergunta mais importante a ser respondida, pois nesta área é definida qual a importância, o sentindo e o valor de se realizar tal projeto. A resposta para tal pergunta é sempre “para melhorar nossa situação!”, e vem com os seguintes componentes:

• Justificativas: aqui será descrito os problemas atuais sofridos pela empresa, mas de forma objetiva. Cada justificava contém um problema a solucionar ou oportunidades não exploradas. Logo após o preenchimento de todas as justificativas do projeto, é ideal realizar uma realocação dos post-its, a fim de colocar no topo do canvas aqueles com maior importância.
• Objetivo smart: é o objetivo do projeto, ou seja, qual a finalidade para mobilizarmos recursos, esforços e empenho. Deve ser direto e resumido, porém convincente. O objetivo deve seguir o formato SMART, sigla em inglês que deriva de cinco palavras em inglês:
  o Específico: é preciso descrever os adjetivos que serão suficientes para deixar claro o objetivo;
  o Mensurável: demonstrar através de números os esforços que serão utilizando para atingir os resultados desejado;
  o Alcançável: é preciso ter certeza que o objetivo está ao alcance da empresa;
  o Realista: mostre que a equipe terá tempo e recurso para realizar o projeto;
  o Delimitado no tempo: é necessário definir uma data para concluir o projeto.
• Benefícios: aqui serão expostos os ganhos da empresa com o desenvolvimento desse projeto. Alguns benefícios desejados são: aumento da receita, diminuir os custos da organização, melhorar a imagem da empresa. Os benefícios do projeto são definidos levando em consideração a finalidade da empresa e devem estar em concordância com os objetivos e a justificativa.

O quê? é a pergunta que explica o que todo projeto gera, seja um produto, um serviço ou um resultado. Nessa etapa espera-se que o cliente forneça informações sobre o produto e seus requisitos.

• Em produto é descrito o que de fato será entregue para o cliente. Deve ser apresentado em apenas um post-it, considerando que geralmente se trata de um único produto. Se o projeto não for um produto e sim um serviço, o mesmo também deverá ser descrido em um post-it.
• Em requisitos o cliente se comunica com a equipe, onde irá expor o que é necessário para seu projeto e o que deseja para o mesmo. Os membros da montagem do canvas deverão confeccionar uma lista sobre os principais componentes ou subsistemas que fazem parte do produto, e nada do que for importante deve ser esquecido. Os requisitos no PM CANVAS são classificados como: unitário, completo, consistente, atômico, rastreável, atual, factível, não ambíguo, prioridade a determinar e verificável. Os primeiros requisitos a serem definidos devem relatar sobre as funções e desempenhos do produto, em seguida sobre a qualidade, seu desempenho e sua confiabilidade. É de extrema importância que os requisitos já descritos nos post-its permitam que o produto seja visualizado de forma clara e abrangente. É importante ressaltar que requisitos podem surgir no decorrer do projeto.

Quem? é a pergunta que nos ajuda a ter uma visão de quem irá trabalhar de forma interna e externa. Nesse bloco estão os seguintes componentes:

• Stakeholders externos: são todas as pessoas que estão envolvidas ou são afetados, diretamente ou indiretamente, pelo projeto. São dois importantes tipos de stakeholders, o cliente do projeto, que é quem recebe o produto ou serviço, e o patrocinador do projeto, que providenciará recursos para o mesmo. Na maioria dos projetos o cliente e o patrocinador são a mesma pessoa;
• Fatores externos: devem ser identificados, já que podem afetar de alguma maneira no projeto. Alguns exemplos desses fatores são o comportamento da economia, fatores climáticos, recurso disponíveis, normas regulatórias, entre outros.
• Equipe: serão listados todos que produzirem algo no projeto, com seus respectivos papeis. Provavelmente no inicio do projeto os nomes dos integrantes ainda serão desconhecidos, assim, nos post-its serão descritos somente os papeis como, por exemplo: gerente do projeto, desenvolvedores, analistas, técnicos e outros.

Como? é a pergunta que torna visível como o trabalho será realizado, a forma de entrega das atividades e quais as condições para realizá-las. O bloco é composto por:

• Premissas: São suposições do projeto as quais o gerente não possui controle e que serão dadas como certas no planejamento. Na descrição destas deve conter apenas o que realmente irá viabilizar o projeto;
• Grupo de Entregas: É o produto final dividido em partes menores, e têm como características serem tangíveis, palpáveis, mensuráveis e verificáveis. Por menor que seja a atividade de uma parte que foi dividida, ela é importante para o projeto, pois ao realizar a integração de todas as partes divididas deverá ser garantido que o projeto foi concluído com qualidade. O gerente deve simplificar e agrupar as entregas para que, dessa forma, os staheholders possam ter uma melhor visão sobre o andamento do projeto.
• Restrições: Se definem como limitações de qualquer origem, que foram impostas ao trabalho e diminui a liberdade da equipe. Na maioria dos casos essas restrições são impostas por entidades externas.

Quando e Quanto? é a pergunta que geralmente se faz no início de um projeto, ou seja, quando fica pronto e quanto será gasto. Porém, só é possível estipular prazos e quantias após termos realizado todas as outras definições. O PM CANVAS faz a associação do quanto e quanto, pois o cronograma de tempo e o cronograma de custo compartilham da mesma estrutura, que é baseada nas entregas das atividades. Esse bloco é composto por:

• Riscos: são as incertezas que podem contribuir negativamente para o futuro do projeto. Para realizar seu gerenciamento devem ser feitos os seguintes passos: identificar os riscos, avalia-los, destacar os mais relevantes e desenvolver respostas para estes, e implantar essas respostas. Como na elaboração do canvas não se tem todas as informações disponíveis, o processo de gerenciamento de riscos deve ser contínuo até a finalização do projeto.
• Linha do tempo: é uma lista de compromissos, ou seja, é uma data limite para serem produzidas as entregas que foram determinadas. A linha do tempo deve ser organizada da seguinte forma:
  o as entregas são ordenadas em uma escala ordinal de tempo na sequência em que serão concluídas;
  o o tempo de início do projeto e a data limite devem ser divididas em quatro partes iguais, para que os post-its que marcarão as datas tenha melhor visibilidade;
  o são feitas linhas verticais e horizontais;
  o deve ser marcado um prazo final de entrega escolhendo um dos quatro períodos em que a linha do tempo foi dividida;
  o tentar não acumular entregas no quatro e último tempo, pois ali geralmente são feitos os testes das entregas.
• Custos: é calculado de maneira diferente dos demais planejamentos, pois aqui eles são avaliados de acordo com as entregas ou grupo de entregas, ou decompondo os custos de cada pacote de trabalho em alguns elementos e no final termos uma reserva que seja proporcional ao custo do trabalho. Ao elaborar o canvas, a equipe deve pensar de maneira integrada sobre o orçamento, não sendo necessário fixar um valor sobre o mesmo naquele momento. Para simplificar o gerenciamento de custos do projeto, deve-se calcular da seguinte forma:
  o estrutura-se por entregas;
  o o custo de cada entrega pode ser desdobrado em elementos de custos;
  o deve ser realizada uma análise dos riscos.

Assim, a mesma Figura 1, após a marcação das perguntas fundamentais com os componentes do PM CANVAS, fica como apresentada na Figura 3.

Figura 3. Componentes do PM CANVAS relacionados com as perguntas fundamentais

Integrar

A função da integração diz respeito a juntar os componentes do canvas de modo que eles façam sentindo ao se relacionarem uns com os outros. Esse processo fará com que o modelo mental representado no canvas se torne mais forte. A metodologia fornece um protocolo de integração, que é um conjunto de verificações pré-determinadas e que são feitas em uma sequência coesiva. O protocolo de integração passa por oito passos:

1. Passo um: É verificado se os pontos que foram descritos nas justificativas são sanados e se os problemas que deram origem ao projeto são solucionados. Para verificarmos isso, devemos primeiramente ir ao bloco onde os benefícios são descritos e checar se os benefícios que foram definidos eliminam, de fato, os problemas que foram mencionados na justificativa. Porém, não importa em que bloco do canvas a solução vai estar, o importante é que todos os problemas sejam resolvidos;
2. Passo dois: Aqui é feita a análise do objetivo do projeto, se ele é suficiente para superar o passado e atingir os benefícios. É preciso verificar tudo que foi descrito no objetivo SMART, se todos os pontos são realmente necessários para o alcance dos benefícios;
3. Passo três: são verificados os requisitos e se todos possuem um membro definido e se eles definem o produto realmente. Neste passo é realizado um conjunto de perguntas, tais como: “cada requisito definido refere-se ao produto?”, “se não, será que esse requisito não é apenas uma restrição não mencionada?”, “todos os produtos do projeto foram mencionados nos requisitos?”. Além dessas perguntas é importante realizar uma correção em relação à ordem de prioridades dos requisitos;
4. Passo quatro: acontece a análise da equipe do projeto. É preciso ter certeza se o patrocinador foi identificado e se ele faz parte do grupo de influências do gerente do projeto, pois caso falte recursos, o gerente deve recorrer ao patrocinador. É importante também analisar se existe algum membro na equipe que não contribui para nenhum grupo de entrega;
5. Passo cinco: realiza-se a análise das premissas descritas, verificando se elas foram bem formuladas e abrangentes. É importante que algumas informações estejam nas premissas, tais como: “em quais condições externas o projeto irá funcionar?”, “quais premissas sobre os stakeholdes faltaram?”, “quais as condições para se iniciar o projeto?”, “quais os stakeholdes liberam recursos para dá início ao projeto?”.
6. Passo seis: é preciso ter certeza se todas as limitações do projeto estão identificadas no bloco de restrição do canvas. As restrições do projeto devem estar relacionadas com, pelo menos, um desses elementos: membros da equipe, entregas do projeto, ou ao projeto em si. Nesse passo percorrem-se todas as restrições e verifica-se a qual elemento ela está se referindo.
7. Passo sete: esse passo requer saber se os riscos que foram descritos no projeto são suficientes sobre o que já sabemos do projeto ou o que ainda não sabemos. Verifica-se, primeiramente, quais os riscos que determinada premissa pode trazer ao projeto, e logo após, verifica-se os riscos causados pelas entregas. Existem três estratégias a se adotar, de acordo com a probabilidade e impacto dos riscos:
   a. Prevenir - quando um risco é de alta probabilidade ele não deve ser aceito, mas sim encontrar uma maneira para exclui-lo;
   b. Transferência - acontece a transferência do risco quando ele não é aceitável e o planejamento do projeto não pode ser alterado, assim, procura-se transferir o impacto negativo desse risco terceirizado às etapas que forem afetadas pelo risco. Mitigar o risco pode não ser aceitável, porém encontra-se outra maneira de amenizar os danos negativos daquele risco.
8. Passo oito: aqui iremos verificar se o cronograma e o orçamento estão orientados as entregas. É necessário garantir que estes estejam em conjunto, pois, na maioria das vezes, eles realizam trocas entre si.

Resolver

Se denomina ‘nó’ todo ponto do camvas que é travado por algum tipo de indefinição no projeto, e essa etapa é responsável por solucionar o nó em questão. Para conseguir a solução são necessários alguns passos.

Primeiramente deve-se verificar se pergunta POR QUÊ? foi respondida corretamente, e caso não tenha sido, todas as outras perguntas se tornam inúteis.

Logo após esse passo, deve-se checar se existe conhecimento sobre O QUÊ será produzido nesse projeto, e em seguida é feita a análise se QUEM irá trabalhar nesse projeto possui conhecimento e responsabilidade suficiente.

Quando todas essas três perguntas tiverem sido respondidas, verifica-se se está claro COMO esse trabalho será realizado e suas condições, e por último, é checado se o que foi definido nas perguntas QUANDO E QUANTO são condizentes com o que já se sabe sobre o projeto.

São infinitos os nós que podem se originar em um projeto, por exemplo:

1. O projeto não gera valor: Existem projetos que não trazem contribuição significativa para a organização e não geram aumento de receita ou não diminuem os custos, além de não melhoram a imagem da empresa. Ao ser detectado um projeto desse tipo deve-se realizar uma reunião com o patrocinador e analisar uma melhor motivação para criar o projeto.
2. O cliente não sabe o que quer: A equipe se reúne, porém, poucos são os post-its escritos, pois o cliente ainda está definindo todos os requisitos. Para solucionar esse nó, Finocchio aponta como algumas soluções identificar se os stakeholdes que usarão o produto estão realmente engajados no projeto, e conversar com cada um em particular para que fiquem mais à vontade para falar sobre seus desejos.

Compartilhar

Para avaliar se seu plano está pronto deve-se ter a seguinte lista:

• a causa do seu projeto bem definida;
• o produto bem delimitado;
• saber quem são as pessoas e em que trabalham no projeto;
• ter claros os stakeholdes externos que fornecem subsídios ao projeto;
• monitoramento dos fatores externos;
• a avaliação de risco deve ser feita cuidadosamente e seu patrocinador deve estar ciente deles;
• a linha do tempo deve estar acordada com as entregas do projeto;
• o orçamento deve estar detalhado;
• verificar se os requisitos foram bem definidos e são suficientes;
• cada entrega mencionada deve ter sido feita por participantes que foram listados no canvas;
• o cliente e o patrocinador também devem estar na esfera de influência do gerente de projetos;
• todas as premissas e entregas devem ser avaliadas em relação aos riscos;
• o cliente sabe perfeitamente o que ele quer;
• a equipe técnica tem conhecimento sobre o que está produzindo;
• as promessas de tempo e custo são razoáveis;
• saber se houve um envolvimento da equipe e dos demais stakeholdes na concepção do plano.

Com todos esses itens você conseguiu atender o PM CANVAS. É preciso ter conhecimento sobre a utilidade de cada componente do PM CANVAS nessa fase:

• Justificativa: irá auxiliar a equipe do projeto a mostrar aos stakeholdes e ao cliente do projeto que entendeu a situação atual da empresa. Além disso, quando em conjunto com os benefícios, oferece legitimidade para o patrocinador implantar o projeto;
• Objetivo Smart: por ser mensurável e delimitado no tempo, ele auxilia na conferência do sucesso do projeto;
• Benefícios: primeiramente, para avaliar o valor que o projeto terá e oferecerá para a organização, é utilizado para demonstrar a contribuição positiva do projeto para a empresa;
• Produto: de extrema importância para a validação do projeto, fornece uma direção para os stakeholdes externos, que são responsáveis pela garantia do projeto. A aceitação do cliente também é utilizada de base no produto;
• Requisitos: fornecem direção para os stakeholdes referentes a gestão da qualidade. São detalhados para que todos os stakeholdes possam ter clareza sobre os mesmos, além de servir como integração para outros sistemas que possam surgir;
• Stakeholdes e fatores externos: são utilizados para realizar a criação de premissas. Suas modificações causam impacto no projeto e podem alterar o projeto ou renegociar os compromissos que foram estabelecidos;
• Equipe do projeto: auxilia na delimitação do escopo, pois todos os trabalhos devem ser realizados pela equipe que está disponível e listada no canvas;
• Premissas: devem estar relacionadas com o cronograma do projeto, pois comunicam aos stakeholdes externos aquilo que é necessário e só eles podem fornecer;
• Grupo de Entregas: dá possibilidade ao gerente pedir soluções para equipe, no lugar de simplesmente lhe passar instruções de trabalho. Com esses grupos se obtém melhores caminhos e as melhores atividades para conseguir atingir um determinado objetivo. Esse bloco medir o trabalho e verifica o que foi concluído com sucesso;
• Restrições: auxiliam aos stakeholdes do projeto a obter conhecimento sobre o que é inviável para o mesmo. As restrições não devem limitar-se somente ao custo e ao tempo;
• Riscos: com a avaliação destes, o patrocinador do projeto terá a visão sobre os riscos que está assumindo e pode decidir se quer ou não levar seu projeto adiante. Ele poderá cancelá-lo ou pedir suspensão momentânea;
• Linha do tempo: é a ligação de todos os compromissos com as atividades que faltam ou que estão em andamento. É importante para que o patrocinador, cliente e gerente de projetos tenham conhecimento sobre o andamento do projeto.
• Custos: Fornece bases para realização do orçamento final do projeto, e um detalhamento posterior ajuda se precisar de uma renegociação com o patrocinador do projeto.

Esperam que tenham gostado do artigo.

Bibliografia

FIINOCCHIO, José. Junior. Project model canvas: Gerenciamento de projetos sem burocracia. 1. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.

GANATRA, A. Amadurecendo o gerenciamento de projetos com a utilização de uma metodologia: Biblioteca Virtual PMI, 2001.

VIANA, R. V. Gerenciamento de projetos: Estabelecendo diferenciais competitivos. 7. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.