Grupos de Processos segundo o PMBoK

1. Introdução

O Guia PMBoK é um guia de boas práticas. Verificamos que ele é apenas um guia e não uma metodologia, não é algo amarrado. O Guia PMBoK possui diversos processos, ferramentas e técnicas, porém não se usa tudo e sim aquilo que é realmente necessário num projeto. O guia não determina como será gerenciado um projeto, ele apenas dá boas práticas. A equipe determina quais processos são apropriados, ou seja, há processos que em determinado projeto são inapropriados. Além disso, o PMBoK identifica um subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. Ou seja, o guia possui informações consensuais que foram identificados por profissionais da área e que se forem usados nos projetos aumentam as chances de sucesso nesses projetos.

Neste artigo será mostrada uma forma de como os processos do guia PMBoK podem ser organizados. Os processos organizados por grupos podem ser organizados em cinco grandes grupos que serão mais detalhados nas seções seguintes.

2. Processos de Gerenciamento

O PMBoK possui o conhecimento que um gerente de projetos precisa para gerenciar melhor os seus projetos. Portanto, o PMBoK possui processos para gerenciar os projetos, esses processos fazem parte de todo o ciclo de vida de um projeto, desde a iniciação do projeto, passando pelo planejamento, execução, controle até o encerramento do projeto. Assim, o PMBoK ajuda o gerente de projetos a cuidar de todos os passos no gerenciamento de um projeto.

Figura 1: Grupos de Processos de Gerenciamento

Na figura 1 podemos verificar que existem cinco grandes grupos de processos de gerenciamento que são: Processos de Iniciação, Processos de Planejamento, Processos de Execução, Processos de Monitoramento e Controle e Processos de Encerramento. Todos os processos de gerenciamento se encontram dentro de um desses grupos de processos, ou seja, um processo pode ser de Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle ou Encerramento.

Figura 2: Processos de gerenciamento de projetos

No gráfico acima podemos verificar a interação entre os processos. Por exemplo, na figura acima observa-se que os processos de iniciação interagem com os processos de planejamento, os processos de planejamento interagem com os processos de execução e assim por diante. Isso significa, por exemplo, que temos processos de iniciação que geram saídas para os processos de planejamento. Processos de uma mesma área também podem gerar saídas para serem entradas para processos da mesma área. Portanto, os processos de alguma forma se relacionam uns com os outros.

A aplicação dos processos também pode ser iterativa, ou seja, na medida em que o projeto vai se desenvolvendo alterações vão sendo feitas nos processos. Às vezes inclusive o planejamento do projeto precisa ser alterado devido alguma mudança requerida pelo cliente e isso teria como efeito revisitar os processos de planejamento, tendo como saída um novo planejamento do projeto. Assim, verificamos que os mesmo processos são abordados novamente, isso nos remete a essa iteratividade nos processos.

É interessante notar que em todos os processos de gerenciamento do guia é preciso sempre considerar os Ativos de Processos e Fatores Ambientais. Ativos de processo pode ser uma lição aprendida, fatores ambientais pode ser a cultura ambiental. Dependendo dos ativos e fatores ambientais os projetos podem abordar diferentes processos.

3. Grupos de Processos

Existem basicamente cinco Grupos de Processos, são eles: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento.

Grupos de processo não são fases do projeto. Grupos de Processos é simplesmente um agrupamento dos processos contidos no PMBoK. Existem alguns processos que tem mais a ver com Processos de Iniciação, outros com Planejamento e assim sucessivamente. Os 42 processos do guia PMBoK são divididos nesses 5 grupos de processo. No Processo de Iniciação tem-se dois processos, no processo de Planejamento temos 20 processos, no processo de execução temos 8 processos, no controle temos 10 processos e no encerramento temos 2 processos.

3.1. Grupos de Processos de Iniciação

O Grupo de Processos de Iniciação possui dois processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, através da obtenção da autorização para iniciar o projeto ou a fase. Se o projeto é dividido em fases cada um dos processos do grupo de iniciação é revisitado em cada uma das fases. Ou seja, abordamos novamente os processos de iniciação.

Neste grupo de processos o escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos. Além disso, os processos deste grupo também ajudam a decidir se o projeto deve ser continuado, adiado ou interrompido.

3.2. Grupos de Processos de Planejamento

Este grupo possui 20 processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e desenvolver os cursos de ação necessários para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado.

Um plano de gerenciamento é um conjunto de planos como um plano de gerenciamento de escopo, um plano de gerenciamento de tempo, um plano de gerenciamento de custo além de outros planos auxiliares.

O Planejamento do projeto é iterativo e continuo progressivamente, não precisa-se definir todo planejamento do projeto no seu inicio e sim em ondas sucessivas na medida que o projeto vai evoluindo e mais informações vão sendo coletadas.

Os processos de planejamento definem como a execução deve ocorrer, com seu escopo, tempo, custo além de outros planos definidos conforme o plano.

3.3. Grupos de Processos de Execução

O grupo de execução possui outros 8 processos utilizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo.

Nesses processos é que a maior parte do orçamento será consumido. Também durante a execução é que pode ser necessário atualizar o planejamento e mudar alguns planos de gerenciamento.

3.4. Grupos de Processos de Controle e Monitoramento

Este Grupo de Processos possui 10 processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar mudanças correspondentes.

É nos processos deste grupo que o desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para identificar variações em relação ao plano.

3.5. Grupos de Processos de Encerramento

Este grupo possui 2 processos executados para finalizar todas as atividades de todos os processos visando encerrar formalmente o projeto ou a fase.

Os processos de encerramento incluem a aceitação do cliente e do patrocinador, revisão pós-projeto ou fase, documentar lições aprendidas, atualizar ativos dos processos e arquivar documentos relevantes.

4. Mapeamento dos Grupos e Áreas de Processos

Figura 3: Mapeamento dos Grupos e Áreas de Processos

Na tabela acima podemos ver o número de processos que existem nas áreas e nos grupos de processos. As áreas de processos são outra forma de organizar os 42 processos do guia PMBoK, no entanto, agora divide-se por área e não mais por um grande grupo de processos. Nota-se que os processos das áreas de escopo, tempo e custo possuem processos apenas nos grupos de planejamento e execução. Também podemos notar que o grupo de processo de planejamento possui processos em todas as áreas de processo, isso ocorre porque o guia define que todas as áreas precisam ser planejadas antes de qualquer coisa. Por outro lado, o grupo de processo de controle possui processos em todas as áreas menos na de recursos humanos. Isso também tem uma explicação no guia, pois o guia define que pessoas não devem ser controladas. Nos próximos artigos detalharemos as áreas de processos.

6. Conclusão

O PMBoK é um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos que foi criado e está constantemente sendo atualizado pelos profissionais que fazem parte da área de gerenciamento de projetos. O guia PMBoK define grupos de processos na qual cada um dos grupos de processos possuem alguns dos 42 processos do guia. O grupo de processos divide os 42 processos do guia em um dos cinco grandes grupos de processos.

Bibliografia

• Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBoK), 4º edição. Pensylvania, PMI, 2008.
• PMP Use a Cabeça!
• HELDMAN, Kim. Gerência de projetos, Guia para o exame official do PMI. 5º edição, PMI. Campus, 2009.