Este artigo apresenta uma das ferramentas mais usadas pelo mercado, o MS Project, demonstrando como preparar a ferramenta para seu uso adequado, configurar calendários e principalmente compartilhar essas configurações entre projetos.
Fique por dentro
A gestão de projeto é uma tarefa bastante complexa que é tratada com bastante seriedade pelas empresas
atualmente. Existem empresas que focaram seu trabalho apenas no papel de gerenciar projetos de alta complexidade,
montando uma equipe de especialistas em gestão. Para ter sucesso nessa empreitada, o ferramental utilizado nesse
esforço pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso, uma vez que muitos dados são
lançados/atualizados/analisados durante todo um projeto, sendo praticamente impossível (a depender do tamanho do
projeto) fazer esse esforço sem uma ferramenta adequada. Nesse contexto, esse artigo busca apresentar uma das
ferramentas mais usadas pelo mercado, o MS Project, demonstrando como preparar a ferramenta para seu uso adequado,
configurar calendários e principalmente compartilhar essas configurações entre projetos.
O MS Project, desenvolvido pela Microsoft, atualmente é uma das principais ferramentas utilizadas no mercado para
apoio a tarefa de Gerenciar Projetos, projetado para apoiar na planificação do projeto, gestão dos recursos,
acompanhamento/análise de custos e tempo do projeto, análise da carga de trabalho, dentre outras funcionalidades.
Tendo sua primeira versão em 1984 para o DOS e em 1990 sua primeira versão para Windows, o Project (assim como é
conhecido) vem evoluindo constantemente e atualmente se encontra na versão 2016. Este artigo irá se tratar da versão
2013, embora todas as funcionalidades abordadas aqui servirem para a versão 2016.
Para iniciar é importante rever o conceito de gerenciamento de projetos, que é definido pelo PMBook como "... a
aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus
requisitos", sendo assim iremos demonstrar como o MS Project se tornou uma das principais ferramentas para colaborar
nesse trabalho.
Um projeto pode ser definido em cinco fases, denominadas Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle
e Finalização. Nesse artigo vamos apresentar as funcionalidades que irão auxiliar o gerente do projeto nas fases de
Iniciação (introdução à ferramenta, configuração da mesma), Planejamento (configurando o calendário e dos recursos).
Conhecendo o MS Project
Para usuários que já estejam familiarizados com as ferramentas do pacote do Office, da Microsoft, o layout do MS
Project será bastante similar. Este é um dos principais benefícios da ferramenta e que a faz ficar à frente das
demais.
O componente denominado Faixa de Opções do Project (Figura 1), apesar de diferente do restante da família
Office, tem nas suas abas o direcionamento focado para o trabalho com projetos: Tarefa, Recurso, Relatório, Projetos
Exibir, sendo ainda possível para o usuário criar sua própria aba customizada.
Figura 1. Faixa de Opções do Project
Preparando o MS Project
Após conhecer o Project, um dos passos mais importantes antes de iniciar qualquer planejamento é preparar a
ferramenta para trabalhar de acordo com as necessidades do gerente de projeto ou da organização. Dito isso será
apresentado nesta sessão do artigo as principais configurações disponibilizadas pelo Project e como elas afetam o
dia a dia do seu usuário.
Para acessar a tela de "Opções do Project", onde poderemos modificar as configurações da ferramenta deve-se clicar na
aba "ARQUIVO" e clicar no último item, denominado "Opções”. Nem todas as configurações
disponibilizadas pela ferramenta serão tratadas neste artigo, selecionamos apenas as configurações mais importantes
assim como as mais desconhecidas, e com certeza a partir daqui será possível perceber o quanto a ferramenta
proporciona facilidades para o usuário.
As configurações que não forem abordadas aqui são triviais ao uso da ferramenta, ou são comuns às ferramentas do
pacote Office.
Geral
Na Figura 2 são apresentadas as configurações gerais de trabalho do Project.
Figura 2 Opções do Project - Configuração geral
Estilo de dica de tela - Através desta opção é possível por optar em não exibir as descrições e dicas de
tela apresentadas ao passar o mouse pelos recursos da ferramenta. Essas dicas são muito úteis, principalmente
quando se tratar das colunas exibidas na planilha de tarefas, onde a ferramenta apresenta uma descrição
detalhada da coluna (inclusive quando a coluna é composta por uma fórmula). A primeira opção exibirá a dica de
tela detalhada (Figura 3), a segunda apenas a descrição e a terceira não apresentará a dica de tela.
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