Desenvolvendo um Sistema Financeiro em Delphi – Partes 1 e 2

Artigo no estilo: Curso

Atualmente as empresas necessitam cada vez mais de um número maior de informações, que são geradas rapidamente devido à rapidez com que o mercado se transforma.

A velocidade com que as empresas necessitam dessas informações é indispensável para uma boa administração. Sendo que essa velocidade aumenta a cada dia e as empresas que não se adaptarem a essa nova realidade terão dificuldades na obtenção de sucesso e também de permanecer no mercado.

Esta exigência faz com que os controles e relatórios realizados sejam adaptados para que atendam às necessidades essenciais da administração, que é a obtenção de informações necessárias para elaboração de estratégias para sobrevivência e crescimento no mercado.

Portanto, se uma empresa tem como objetivo ampliar seus recursos, terá que elaborar controles dos quais sairão informações para a elaboração de estratégias, que farão com que a empresa consiga se manter atualizada e possa reagir rapidamente frente às mudanças do mercado.

O sistema financeiro de uma empresa consiste em um dos mais importantes setores, pois é vital para a sua sobrevivência.

A gestão financeira é uma das mais tradicionais e se encontra em qualquer empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, onde são feitas análises e decisões permanentemente, visando sempre maximizar os resultados econômicos.

Para uma empresa manter sua liquidez confortável e obter resultados satisfatórios, há necessidade de tomadas de decisões diariamente. A existência de controles, em especial os financeiros, é essencial para que essas atitudes sejam as mais corretas possíveis.

Pode-se afirmar então que a principal finalidade dos controles financeiros é gerar informações úteis e confiáveis, em tempo hábil, para o empresário tomar as decisões, e para que isso ocorra, os controles gerados devem ser organizados.

Um sistema financeiro de uma empresa consiste basicamente em dois módulos básicos:

· Contas a Pagar;

· Contas a Receber.

Além destes dois módulos básicos, toda empresa precisa de um controle de caixa, onde recursos estão disponíveis para ela a qualquer momento, não precisando que esta espere para que ele se torne disponível.

No controle de caixa, onde os operadores ou usuários lançam diariamente todas as operações de entradas e saídas de dinheiro no caixa, para logo após apurar-se o respectivo saldo.

Este controle de caixa traz para empresa informações muito importantes como a apuração de vendas e estoque, além dos custos e despesas, possibilitando que se faça análises e se controle todo o dinheiro que entra e sai da empresa.

Contas a Pagar

As contas a pagar são obrigações assumidas pela empresa, que devem ser saldadas dentro do vencimento. É comum nas empresas, que a mercadoria necessária para as operações seja adquirida a prazo, sendo indispensável a devida quitação dos compromissos assumidos dentro dos prazos estabelecidos para evitar transtornos nas próximas compras.

Para organizar todas as contas assumidas, de modo que não fique nenhuma no esquecimento, causando transtornos, deve-se elaborar controles que informem os totais a pagar, obedecendo ao seu vencimento. Desta forma, quando enfrentar dificuldade financeira, a empresa poderá estabelecer prioridades e tentar negociar com os outros credores.

Contas a pagar são contraídas de inúmeras maneiras, como a compra de mercadorias de fornecedores, prestação de serviços de outras empresas para a nossa, além de todas aquelas despesas fixas que são necessárias para manter o funcionamento da empresa, como aluguel, contas de luz, água, telefone, salários, etc.

Relatórios são itens muito importantes no módulo de contas a pagar, pois é possível fazer uma projeção, de forma a antecipar as obrigações da empresa em determinado mês ou período.

Tendo um bom módulo de contas a pagar, conseguimos evitar diversos transtornos, como estes a seguir:

· Prejuízos em decorrência de atrasos no pagamento devido a esquecimentos ou perdas de informações muitas vezes geradas de maneira manual;

· Em caso de dificuldades financeiras, pode-se verificar quais as despesas podem ser negociadas com o credor, de maneira a reduzir juros a serem pagos;

· Gerar informações detalhadas e precisas para fluxos de caixa.

Em nosso sistema de contas a pagar poderemos lançar as obrigações a pagar da empresa e acompanhar a qualquer momento através de relatórios uma lista detalhada de todas estas obrigações em um determinado período de tempo.

Contas a Receber

Não importa o tamanho da empresa, se é pequena, média ou grande, vender a prazo em nosso país é uma grande facilidade e comodidade para os clientes.

Em geral, as empresas trabalham com vendas a prazo, sendo esta uma maneira de conquistar os clientes que não têm condições de comprar à vista naquele momento e atualmente é a forma de pagamento mais solicitada.

Mas para que essas vendas a prazo ocorram com segurança, devem ser estudadas maneiras de analisar a concessão de crédito aos clientes, para que o número de inadimplência não se torne muito elevado, e não acarrete para a empresa dificuldades financeiras.

Realizada a opção pelas vendas a prazo, a empresa terá que elaborar um controle, de modo que por meio deste ela consiga ter informações necessárias para tomadas de decisões.

Existem diversas maneiras de se fazer uma venda a prazo, sendo algumas delas:

· Cartão de crédito à vista: é onde em geral o recebimento do valor se dará em um período médio de trinta dias, dependendo da data de vencimento do cartão do cliente e a data da compra.

· Cartão de crédito parcelado: é onde o valor total da venda é dividido em várias parcelas iguais e o valor mensal é recebido pela empresa também na data de vencimento do cartão de crédito do cliente.

· Crediário: muito utilizado no comércio varejista em geral, onde geralmente temos o uso de carnês, correspondendo também a uma venda a prazo em parcelas, com ou sem juros. O cliente leva o produto e divide sua dívida em parcelas iguais e paga cada uma mensalmente.

· Boletos bancários: o cliente também pagará parcelado, recebendo boletos bancários com vencimentos mensais que deverá pagar em bancos e estabelecimentos credenciados.

O bom gerenciamento das contas a receber de uma empresa é essencial para a sua saúde financeira.

Estes valores a receber na maioria das vezes correspondem ao maior bem da empresa, de forma que deixar de recebê-los ou cobrar indevidamente os clientes, seja no valor, na data, ou na antecipação de um cheque, é muito ruim para empresa e pode manchar seu nome.

De forma bem direta, o controle de contas a receber possibilita:

· Evitar o atraso e inadimplência de pagamentos dos clientes.

· Ter uma previsão exata dos valores que deverão ser recebidos pela empresa em um determinado período de tempo, possibilitando até no caso de dificuldade financeira, vender estas dívidas para instituições bancárias para antecipar seu recebimento.

· Gerar informações completas para o gerenciamento de fluxo de caixa.

O processo que gera uma conta a receber é o de uma venda ou uma prestação de serviço para que se possa gerar uma conta a receber, também pode ser gerada através de uma dívida negociada e renegociada. Desta maneira fazemos a geração destas contas e parcelas a receber no sistema.

Pode-se acompanhar diariamente através de relatórios a situação atual destes títulos, quais estão pagos, quais estão atrasados de maneira bastante profissional.

Uma boa prática que é bastante praticada pelas empresas é o de envio de lembretes aos clientes, através de e-mails, por exemplo, sobre um boleto que está vencendo naquela data ou que está em atraso, podendo ainda propor para os clientes a negociação daquela parcela em atraso. Desta forma evita-se possíveis atrasos dos clientes.

Pode-se ainda gerar gráficos que apresentem demonstrativos de valores que estão para ser recebidos pela empresa de maneira que o administrador financeiro pode analisar as informações.

O desenvolvimento

O projeto a ser desenvolvido irá aplicar as melhores práticas de desenvolvimento. Por exemplo, faremos uso de BPLs na prática, algo que por muitos é considerado avançado. Também usaremos a orientação a objetos, aplicando seus conceitos em situações que são comuns no dia a dia de cada desenvolvedor."