Definições e Características sobre Gestão da Comunicação

Resumo

Nos tempos modernos a comunicação vive certamente um novo momento, momento esse de destaque, pois é um dos principais requisitos exigidos para os profissionais no mercado de trabalho atual. Capacidade de se comunicar claramente, saber passar e até mesmo administrar a informação são atitudes muito valorizadas Na área de Gestão de Projetos vemos essa característica mais claramente, onde o gestor precisa dominar tal artifício para que a informação possa ser recebida pela sua equipe ou cliente de forma clara e objetiva.

1. Introdução

É precisa considerar que a idéia de “comunicação” pode ter sofrido variações com o decorrer dos anos, antigamente a escrita era vista como a principal forma de comunicação. Hoje levamos em conta a comunicação corporal, comunicação oral, comunicação digital e é claro a escrita, todas essas formas de comunicação podem ser vistas, por exemplo, no gerenciamento de projetos o qual é o foco deste artigo.

Sempre que pensamos em gerenciamento de projetos, logo, pensamos em administração de tempo, escopo e qualidade, na verdade, a administração de todas estas áreas requer do gerente de projeto uma gama de habilidades e técnicas efetivas, pois muitos elementos precisam ser coordenados. Manter um time unido e sólido, e atender as expectativas dos stakeholders é um dos grandes desafios que um gerente de projeto enfrenta. Um bom plano de comunicação pode ser chave para que a execução e o controle do projeto tenham sucesso.

O desenvolvimento de um plano de comunicação envolve vários fatores como eles administração de informação, expectativa dos stakeholders, a precisão das informações entre outros.

Durante todo o ciclo de vida de um projeto, é produzida ou recebida, uma grande quantidade de informações. A administração desta informação é a responsabilidade do gerente de projeto. Em um plano de comunicação, é necessário identificar de forma clara como uma informação será gerada e distribuída.

O objetivo deste artigo é mostrar a importância e o uso de comunicação baseada em gestão de projetos, área essa que usa de todos os artifícios da mesma. Alguns tópicos abordados neste artigo descrevem o que é a comunicação, qual é o seu conceito, o PMBOK e a comunicação, como gerenciar bem a informação e boas práticas em comunicação.

2. Referencial Teórico

2.1 O que é a comunicação?

Entende-se a comunicação como o intercâmbio de informação entre sujeitos ou objetos. Deste ponto de vista, a comunicação inclui temas técnicos (por exemplo, a telecomunicação), biológicos (por exemplo, fisiologia, função e evolução) e sociais (por exemplo, jornalismo, relações públicas, publicidade, audiovisual e meio de comunicação de massa).

2.2 O Processo de Comunicação

O processo de comunicação é composto de três etapas subdivididas:

1 - Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem, pode ser chamada de fonte ou de origem.

• Conceito: corresponde à idéia, ao significado que o emissor deseja comunicar.
• Codificação: é constituído pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem.

2 - Mensagem: é a idéia em que o emissor deseja comunicar.

• Canal: também chamado de veículo, é o espaço situado entre o emissor e o receptor.
• Ruído: é a perturbação dentro do processo de comunicação.

3 - Receptor: é a etapa que recebe a mensagem, a quem é destinada.

• Descodificação: é estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem, para que o receptor a compreenda.
• Compreensão: é o entendimento da mensagem pelo receptor.
• Reação: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor representa a volta da mensagem enviada pelo emissor (Feedback).

2.3 Como Identificar um bom plano de comunicação

Devemos identificar de forma clara como uma informação será gerada e distribuída. Este plano deveria identificar os tipos de relatórios (relatórios formais, status do projeto, memorandos, etc.), a freqüência que os relatórios serão gerados, e em que momento deverá acontecer às reuniões.

2.4 Planejamento das Comunicações segundo o PMBOK

“O processo Planejamento das Comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas; por exemplo, quem precisa de qual informação, quando precisarão dela, como ela será fornecida e por quem. Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar as informações sobre o projeto, as necessidades de informações e os métodos de distribuição variam muito. Um fator importante para o sucesso do projeto é identificar as necessidades de informações das partes interessadas e determinar uma maneira adequada para atender a essas necessidades.”[...]“O planejamento das comunicações está, muitas vezes, estreitamente ligado aos fatores ambientais da empresa e às influências organizacionais, pois a estrutura organizacional do projeto terá um efeito importante nos requisitos de comunicações do projeto.”(PMBOK, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2004, p.225).”

3. Gerenciamento da Comunicação

O processo de gerenciar a comunicação pode ser considerado tão importante quanto qualquer outro processo dentro da empresa. Os gerentes gastam a maior parte do seu tempo em comunicação e muitas vezes nem percebem o impacto que uma comunicação bem feita implica positivamente no projeto.

Um projeto pode gerar conhecimento na empresa se as informações e dados gerados forem tratadas de forma eficiente profissional e o conhecimento gerado pode vir a ser um diferencial no mercado, quando se torna um ativo que pode ser utilizado pela empresa na gestão de outros projetos.

O avanço da tecnologia da informação permite que as empresas registrem de forma eficiente as informações de seus projetos. Mas, o que fazer com tanta informação? O fato de registrar bem os dados do projeto não garante sua utilidade. Perdidos em meio a tantos registros, saber usá-los de forma eficaz não é tarefa fácil se não houver um bom planejamento e uma forma de gestão da comunicação implementada.

As empresas preocupam-se com seus processos. Buscam formas de medir seus desempenhos, estabelecem rotinas de reuniões gerenciais, criam formulários e relatórios extensos e “bem estruturados”. Com tudo isto, somando à facilidade de preservar as informações em formato eletrônico gera um acúmulo de dados cada vez maior. Mas, quando necessário uma consulta, o resgate da informação pode ser uma missão quase impossível.

4. Gestão de Projetos e Comunicação

Pré-requisito:

Antes de assumir responsabilidades, verifique se você tem competência para assumir uma tarefa.

Ponto importante:

Saber ouvir.

Ponto passivo:

Sem comunicação não chegamos a lugar algum.

4.1 Vantagens e problemas ocasionados pela comunicação.

Uma gestão de projetos bem sucedida é aquela possui equipes competentes que sabem ouvir, e principalmente, se comunicam entre as partes passando informação de forma clara e concreta, não abrindo espaços para ambigüidade.

A imagem acima representa muito bem os problemas de comunicação.

5. Habilidades de Comunicação

A habilidade de comunicação é essencial para assegurar a compreensão de informações durante todo o ciclo de vida de um projeto. Existem vários momentos ou fases que habilidade de comunicação pode e deve ser aplicada. É aplicada desde o processo de iniciação, estende-se ao plano global do projeto e de uma forma importantíssima na entrega e encerramento do projeto.

Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com que os stakeholders estejam bem informados é considerado uma habilidade de comunicação.

5.1 Saindo da zona de conforto

Dimensão espiritual

Sem conotação religiosa, esta dimensão tem relação com a índole da pessoa, seus valores e suas opções de vida.

Exemplos:

• Aceite as pessoas como elas são, com seus defeitos e qualidades, sem preconceito.
• Faça uma relação das cinqüenta virtudes que você possui.
• Participe de alguma associação de ajuda ao próximo e realize ações filantrópicas.
• Descubra e relacione seus dez valores pessoais.

Dimensão emocional

Tem a ver com auto-estima e problemas ou dificuldades de cunho psicológico.

Exemplos:

• Reforce sua auto-estima.
• Desenvolva e aprimore a arte da empatia.
• Esteja bem consigo mesmo o tempo todo.
• Vença o medo de falar em público.

Dimensão corporal

Refere-se ao movimento das mãos, braços e dedos, ao semblante, à postura, à elegância, à aparência e ao estilo quando você se comunica.

Exemplos:

• Melhore sua postura.
• Olhe mais nos olhos das pessoas.
• Deixe suas mãos livres para falar em público.
• Goste do seu corpo e responsabilize-se por cuidar bem da saúde e da aparência dele.

Dimensão vocal

Variação de volume, velocidade e intensidade da voz.

Exemplos:

• Aprimore sua dicção.
• Fale com clareza e elegância.
• Desenvolva exercícios respiratórios.
• Faça exercícios em voz alta para aprimorar a dicção e a teatralização da sua fala.

Dimensão intelectual

Parte racional, organização dos pensamentos e planejamento de comunicação.

Exemplos:

• Fale de improviso.
• Atualize-se para se sentir seguro e bem informado.
• Amplie seus conhecimentos gramaticais.
• Leia jornais diariamente e ouça noticiários.

6. Conclusão

Saber se comunicar é hoje em dia um das principais competências necessárias para um profissional, no caso, o gestor de projetos independente do perfil é fundamental ter essa característica. Saber se comunicar e relacionar-se bem, em qualquer contexto é atualmente indispensável.

Uma boa gestão da comunicação pode determinar o sucesso ou o fracasso de um projeto.

A capacidade de liderar a equipe, manter os Stakeholders informados entre inúmeras outras funções são diretamente ligadas à comunicação.

Apresentações em público, motivação de equipes, liderança, reuniões, contatos com clientes, vendas, entrevistas, negociações, palestras e networking são algumas das funções de um gestor que envolve a comunicação.