Business Intelligence contribuindo no Gerenciamento de Projetos

Quando pensamos em elaborar projetos corporativos, sejam eles destinados a terceiros ou mesmo projetos dentro de suas próprias empresas, estratégicos ou operacionais, imaginamos um longo trabalho de iniciação, planejamento e execução. O trabalho do gestor responsável pelo andamento do projeto é de suma importância para que se consiga atingir os resultados esperados.

Dentre os fatores impactantes nesse trabalho do gestor estão desde as competências que ele precisa ter para conduzir todas as fases do projeto - como competências técnicas e interpessoais, até o conhecimento sólido na metodologia escolhida para conduzi-lo - e utilização eficiente de ferramentas que ajudem a manter o controle e assim viabilizem o sucesso do projeto.

Como os projetos têm um direcionamento muito claro para os resultados, as empresas estão sempre em busca de alternativas eficientes para conduzi-los. Muito se fala de escritório de projetos, e o mais comum é o próprio gerente ter esse papel de coordenar as atividades e conduzir o andamento do projeto. Mas o fato é que, seja qual for a alternativa aplicada dentro da empresa, o projeto sempre estará sujeito a algum risco desde falhas na execução que acarretam em atraso no cumprimento de metas, até a falta de recurso orçamentário para continuar.

Claro que essas situações podem ser previstas por meio da elaboração de estratégias para eliminar ou diminuir a probabilidade de que uma determinada situação atrapalhe o andamento do projeto, além transferir, mitigar, aceitar e até mesmo explorar alguns desses riscos. Contudo, por mais que possamos e que elaboremos planejamentos e estratégias para as situações que podem impactar nos resultados dos projetos, muitas vezes somente na fase de execução será possível enxergar melhor os riscos, falhas no planejamento, bem como os resultados positivos ou negativos do planejamento elaborado.

Hoje, mais do que nunca, observa-se uma necessidade de ter o projeto sob controle do gestor mesmo sabendo que os ambientes organizacionais estão cada vez mais dinâmicos, adicionando a cada dia que passa novas variáveis no cenário em que os projetos são executados. Isso confirma ainda mais a premissa de que nenhum projeto é imutável.

Sabendo dessa importância de se manter o controle do projeto, para monitorar e avaliar o andamento do projeto - áreas de conhecimento importantíssimas no universo de gerenciamento de projeto -, os gestores ainda dispõem de pouquíssimas alternativas dinâmicas, ágeis e confiáveis de medir através de indicadores, análises gerenciais, e um universo de recursos de medição de desempenho e de resultados, sejam eles financeiros ou não.

Quando analisarmos esse conjunto de características citadas, logo observamos uma semelhança muito grande com as funcionalidades de ferramentas de Business Intelligence – que está relacionado ao processo analítico e gerencial de tomada de decisões. Isso transforma o BI em mais um instrumento útil para contribuir no desenvolvimento de projetos em se tratando de controle e monitoramento de resultados, já que o conceito do BI faz referência ao levantamento de informações, análise e tomada de decisão.

Por definição, o controle na gestão de projetos está relacionado a reagir de forma ativa perante as situações que exigem maior atenção com desvios em relação aos caminhos do projeto. Já o monitoramento está relacionado à atitude passiva do gestor em apenas observar e acompanhar os resultados do projeto ao longo do tempo, e que a partir desse acompanhamento através de monitores, relatórios, indicadores-chave (KPI - do inglês Key performance Indicators) entre outros, apresentem informações para que o gestor tome suas decisões visando ajustar ou aprimorar os resultados do projeto.

O Cockpit (Painel de Controle) é a representação mais fiel de como as funcionalidades das ferramentas de BI podem ajudar no aspecto de monitoramento e controle de projetos. O Cockpit reúne em uma mesma tela diversos indicadores: telas, gráficos, marcadores, ponteiros, luzes de alerta, percentuais etc. E é exatamente disto que os gestores precisam: um painel de controle que apresente informações claras de fácil compreensão em diferentes formatos.

Outros fatores importante que dizem respeito a esses painéis criados através de ferramentas de BI são a interatividade e a possibilidade de criar indicadores de diversos tipos, sejam eles relacionados à eficácia, à eficiência ou à efetividade do projeto, promovendo análises mais ricas e coerentes ao gestor que necessita de informação para gerar conhecimento.

Se pudéssemos ainda encontrar mais uma aplicação de uso do BI no gerenciamento de projetos seria na parte destinada à comunicação do projeto, que demanda um trabalho de gerenciar as formas de comunicação e as formas de apresentação de resultados aos interessados (Stakeholders) do projeto. Dentro da estratégia de comunicação do projeto, o uso do BI é mais uma alternativa interessante para os gestores na criação relatórios de apresentação de resultados e andamento do projeto para todos os interessados de forma dinâmica e transparente.

Dentre as diversas funções que o BI pode assumir dentro de uma organização, algumas delas são as de ser instrumento de controle, monitoramento e comunicação, temas totalmente relevantes e carentes de soluções tecnológicas eficientes no tocante ao gerenciamento de projetos. Utilidades estas que denotam ainda mais a versatilidade de uso dessas ferramentas de BI no mundo corporativo atual para otimização de resultados e recursos.