A Propriedade dos dados corporativos e a Administração de Dados.
Quando tratamos de dados corporativos a principio parece obvio que os dados pertencem à organização, no seu conjunto, que os adquiriu, gerou etc... Porém, a questão de ‘propriedade‘ dos dados envolve um aspecto mais amplo, que realmente é o que devemos levar em conta, é o que abrange uma interpretação mais ampla de propriedade. Trata-se de identificar quem pode criar, alterar ou eliminar determinado dado; ou seja, quem - subunidade administrativa, setor, grupo de pessoas, etc. - possui prerrogativas que lhe permitem alterar ou aprovar alterações do estado dos objetos, como parte das respectivas funções.
A definição de tais capacidades decorre da natureza dos processos e da estrutura funcional prevalecentes na organização e pertence ao domínio da gestão decidir sobre essa matéria. Os dados são representações de fatos da organização e do negócio, e a sua existência ou manutenção só deve ser determinada pelos respectivos gestores com base em critérios de gestão.
Entretanto, a administração de dados tem competência para supervisionar o aprovisionamento, produção e distribuição de dados de modo a assegurar que estes fluam entre os diversos subsistemas e atores, sem defeitos ou problemas - de comunicação, de interpretação, etc. - e no respeito pelos procedimentos e regras estabelecidos pela alta administração das organizações. O departamento de administração de dados apenas garante a qualidade de armazenamento e distribuição dos dados, não sendo ‘proprietário’ destes, não sendo permitido à ele alterar o conteúdo dos registros dos sistemas de informação sem a autorização e/ ou solicitação expressa do setor que tem por competência gerar, manter ou produzir os dados
Numa outra vertente da questão, faz parte das funções da administração de dados manter os meta-dados relativos aos diversos subsistemas da organização, em estreita cooperação com os respectivos clientes de informação. Cabe-lhe ainda a gestão do repositório dos sistemas de informações de forma a assegurar a qualidade global das meta-informações extraídas deste. Neste domínio particular da atividade, é importante estabelecer níveis de acesso para a consulta e atualização de meta-dados, consoante o respectivo âmbito. Por exemplo:
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Consultas acessíveis à generalidade da organização e alterações centralizadas numa única entidade, no caso de meta-dados de âmbito global;
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Consultas confinadas ao respectivo setor, e prerrogativas de atualização distribuídas por função e segmento de meta-dados, quando estes têm âmbito setorial;
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Para os meta-dados relativos a cada atividade, as consultas e as alterações devem ser limitadas aos responsáveis pelas mesmas.
Conforme vimos apesar dos dados serem de ‘propriedade’ das organizações como um todo, é de responsabilidade de cada setor da organização à guarda dos mesmos cabendo à administração de dados a manutenção dos mesmos visando a manutenção dos sistemas corporativos e assegurando a portabilidade entre os diversos setores da empresa que os utilizam, bem como a integridade dos mesmos.
